Пандемия и технологический прогресс, который наблюдаем на протяжении пяти - шести лет, привел многих собственников бизнеса и индивидуальных предпринимателей к решению о переводе некоторых служб на удаленный формат работы. К одной из них относится бухгалтерия. Даже крупные компании сократили штатных сотрудников, оставив основной персонал, а бухгалтерские вопросы успешно закрывают с помощью аутсорсинговых специалистов.
Потому что всегда дороже организовать рабочее место штатного сотрудника, оплачивать аренду помещения, оснащать необходимым, выплачивать ежемесячную заработную плату со всеми социальными обязательствами и налогами.
Некоторые управленцы выбирают гибридный вариант, когда в штате есть несколько сотрудников среднего звена для рутинной работы, а при необходимости подключаются онлайн специалисты более высокого уровня для консультации по более узким налоговым или финансовым вопросам.
Идеальный вариант, когда онлайн-эксперт вырос из офлайн-специалиста, понимает всю бухгалтерскую кухню с двух сторон. Это ценный опыт, который даёт возможность более свободно решать финансовые вопросы.
В любом случае по мере развития бизнеса растут запросы и к специалистам: фрилансер, аутсорсинговая компания, штатный сотрудник или целый отдел. Решение о методах сотрудничества зависит от вида деятельности, возможностей собственника, личных предпочтений предпринимателя.
В статье подробно разберем роль бухгалтера в структуре компании, основные задачи, влияние на бизнес-процессы, а также варианты найма такого специалиста, чтобы помочь выбрать наиболее подходящий формат сотрудничества.
Какие задачи выполняет бухгалтер в малом и среднем бизнесе?
Финансовое здоровье компании, соблюдение законодательных норм и создание условий для успешного ведения деятельности зависит от квалификации и опыта выбранного специалиста.
Зона ответственности бухгалтера в малом и среднем бизнесе включает широкий спектр задач, связанных с управлением финансами, налогами, отчетностью и документооборотом:
- ведение бухгалтерского учета;
- налоговый учет и расчет налогов;
- расчет заработной платы и кадровый учет;
- финансовое планирование и контроль;
- подготовка и сдача бухгалтерской и финансовой отчетности;
- сопровождение взаимодействия с госорганами;
- оптимизация налоговой нагрузки;
- учет договоров и взаимодействие с контрагентами;
- автоматизация и настройка учетных систем;
- консультирование руководства;
- учет основных средств и ТМЦ;
- выполнение задач внутреннего контроля;
- сопровождение процессов ликвидации или реорганизации.
Зона ответственности:
- финансовая прозрачность компании, корректный бухгалтерский и налоговый учет;
- своевременная сдача отчетности и уплата налогов, гарантируя отсутствие штрафов и санкций;
- организация и хранение первичных документов (в соответствии с законодательными требованиями);
- обеспечение соответствия деятельности компании требованиям трудового, налогового, гражданского и финансового законодательства;
- защита интересов компании при проверках и взаимодействиях с госорганами.
Таким образом, бухгалтеры в малом и среднем бизнесе выполняют не только рутинные задачи учета и отчетности, но и становятся ключевой фигурой в финансовом управлении и стратегическом развитии компании.
На плечах таких специалистов лежит ответственность за соблюдение законодательства, минимизацию финансовых рисков и оптимизацию управления денежными средствами.
Штатный бухгалтер: преимущества и недостатки
➕ Полный контроль. Специалист работает исключительно на вашу компанию, глубоко погружен в процессы и нюансы бизнеса.
➕ Оперативность. Решение вопросов «здесь и сейчас», особенно в случаях срочных корректировок или проверок.
➕ Лояльность. Длительное сотрудничество формирует понимание специфики компании, что снижает риск ошибок.
➖Высокие затраты. Зарплата, налоги (НДФЛ, страховые взносы), соцпакет, оборудование рабочего места, аренда офиса.
➖ Риски. Больничные, отпуска, увольнение — процессы могут остановиться.
➖ Ограниченная экспертиза. Штатный специалист может не обладать знаниями во всех областях (например, узкая специализация или международный учет).
Пример: Средняя зарплата бухгалтера в России — 40–80 тыс. руб. в месяц (зависит от региона и опыта). Для малого бизнеса это значительная нагрузка.
Аутсорсинг бухгалтерии: преимущества и недостатки
➕ Экономия. Оплата только за конкретные услуги (например, 10–30 тыс. руб. в месяц для ИП или ООО с небольшим оборотом).
➕ Профессионализм и опыт. Поддержка команды специалистов с опытом в разных сферах: налоги, отчетность, аудит, финансы позволяет оперативно принимать решения на базе аналогичных кейсов.
➕ Снижение рисков. Аутсорсинговая компания несет ответственность за ошибки (прописано в договоре).
➕ Гибкость. Услуги масштабируются под потребности бизнеса (сезонность, рост).
➖ Меньше контроля. Сотрудник не «ваш», возможны задержки в коммуникации.
➖ Обезличенность. Специалисты аутсорсинга работают с множеством клиентов, что может снижать вовлеченность.
➖ Риск утечки данных. Конфиденциальная информация передается третьей стороне.
Пример: Для стартапа с оборотом до 1 млн руб. в месяц аутсорсинг обойдется в 2–3 раза дешевле, чем штатный сотрудник.
В каких случаях штатный бухгалтер будет лучшим решением:
- Крупный бизнес с большим объемом операций (сотни платежей в день, сложная отчетность).
- Специфическая отрасль (производство, строительство), где требуется глубокое знание нюансов учета.
- Необходимость постоянного присутствия (например, для взаимодействия с отделом закупок или кадровой службой).
- Жесткие требования к конфиденциальности (финансовые данные не выходят за пределы компании).
Пример: Производственная компания с 50+ сотрудниками, ежемесячными расчетами зарплат, акцизами и экспортными операциями. Штатный бухгалтер с опытом в отрасли сократит риски ошибок.
Когда выгоднее аутсорсинг:
- Малый и средний бизнес с ограниченным бюджетом.
- Сезонные колебания нагрузки (например, розничная торговля с пиками продаж).
- Отсутствие экспертизы в нишевых вопросах (международный учет, оптимизация налогов).
- Стартапы на этапе формирования процессов.
- Удаленные команды — аутсорсинговая компания предоставляет онлайн-поддержку.
Пример: Интернет-магазин с 10 сотрудниками и оборотом 500 тыс. руб. в месяц. Аутсорсинг за 15-25 тыс. руб. в месяц покрывает все потребности: сдача отчетности, расчет налогов, зарплата.
Комбинированный подход
Некоторые компании совмещают оба варианта:
- Штатный сотрудник ведет текущие операции, а аутсорсинговая фирма помогает с налоговой оптимизацией или аудитом.
- Для филиалов в разных регионах используется аутсорсинг, чтобы избежать найма местных специалистов.
Как принять верное решение и выбрать модель сотрудничества?
Задайте себе вопросы:
1. Какой объем бухгалтерских операций ежемесячно?
2. Есть ли специфические требования к учету?
3. Какой бюджет выделен на бухгалтерию?
4. Готовы ли вы делегировать контроль над финансами?
2. Есть ли специфические требования к учету?
3. Какой бюджет выделен на бухгалтерию?
4. Готовы ли вы делегировать контроль над финансами?
Аутсорсинг — идеален для малого бизнеса, стартапов и компаний с переменной нагрузкой.
Штатный бухгалтер — оптимален для крупных предприятий, сложных отраслей и случаев, где критичен персональный контроль.
Рекомендация: Начните с аутсорсинга, а по мере роста бизнеса оцените необходимость перехода на штатного специалиста. Так сможете минимизировать риски и сэкономить ресурсы на старте.
Кейсы из практики
1.Штатный бухгалтер или аутсорсинг, а может, гибрид?
Обратился индивидуальный предприниматель: “бизнес начал расти, самостоятельно уже не справляюсь, нужна помощь”.
Команда “БИЗНЕС-МОРЕ” выделила удаленного бухгалтера, который помогал с учетом и отчетностью. Развитие компании продолжилось, появилась необходимость в открытии компании (бизнес перерос форму ИП). Но к ведению учета в организации предъявляют более серьезные требования по формированию всей отчетности с учетом специфики деятельности, в том числе физическому наличию документов в офисе. И, соответственно, собственник принял решение: “нужен сотрудник в штат”.
Логическая причинно-следственная связь. Аутсорсинг не привязан к месту нахождения клиента, а значит больше не может обслуживать этого предпринимателя удаленно.
Собственник бизнеса нашел бухгалтера для работы офлайн в офисе. Но прошло три месяца, и получилась такая история:
Предприниматель возвращается в “БИЗНЕС-МОРЕ”.
Причина возврата: бухгалтер из офлайн, который очень устраивал его по цене сотрудничества (низкой), но помимо его компании, специалист вел еще десятка два других организаций. Поэтому не уделял должного внимания, хоть и приходил в офис несколько раз в неделю.
Решение по взаимодействию в новых условиях:
Запрос звучал примерно так: “хочу возобновить сотрудничество, потому что точно знаете, что, куда, зачем и почему, но с присутствием специалиста в моем городе”.
Обслуживание клиента перевели в гибридный график, найдя на месте исполнителя, который отвечал запросу заказчика по выдвинутым критериям.
Запрос звучал примерно так: “хочу возобновить сотрудничество, потому что точно знаете, что, куда, зачем и почему, но с присутствием специалиста в моем городе”.
Обслуживание клиента перевели в гибридный график, найдя на месте исполнителя, который отвечал запросу заказчика по выдвинутым критериям.
Таким образом, команда “БИЗНЕС-МОРЕ” может решить любую задачу. Главное сопоставить стратегические цели собственника, вид бизнеса и наши возможности.
2.Управление налогами для интернет-магазина
Проблема:
Интернет-магазин детских игрушек из-за неправильно организованного налогового учета получил значительный штраф в размере 200 тыс. рублей. Владельцы самостоятельно пытались вести бухгалтерию, но частые изменения законодательства приводили к ошибкам.
Интернет-магазин детских игрушек из-за неправильно организованного налогового учета получил значительный штраф в размере 200 тыс. рублей. Владельцы самостоятельно пытались вести бухгалтерию, но частые изменения законодательства приводили к ошибкам.
Решение:
Передача бухгалтерии, налогового учета и оптимизации систем налогообложения на аутсорсинг. Финансовый консультант провел анализ налоговых обязательств и рекомендовал перейти с общей системы налогообложения (ОСНО) на упрощенку (УСН).
Передача бухгалтерии, налогового учета и оптимизации систем налогообложения на аутсорсинг. Финансовый консультант провел анализ налоговых обязательств и рекомендовал перейти с общей системы налогообложения (ОСНО) на упрощенку (УСН).
Результаты:
- Экономия на налогах составила 30% ежегодно — около 600 тыс. рублей за первый год.
- Снизились риски: внешний бухгалтер подготовил бизнес к проверке налоговой службы, предупредив штрафы.
- Владельцы сэкономили около 15 часов в месяц, избавившись от рутины, и перераспределили это время на маркетинг. Доход магазина вырос на 12% через 8 месяцев.
Почему найти толкового бухгалтера для бизнеса не так просто?
Часто встречаются специалисты, окончившие онлайн-курсы и готовые к работе, но не имеющие достаточного опыта и практических знаний.
Некоторые считают, что достаточно получить хорошее базовое образование в университете. Но важно понимать, что бухгалтерия - живая среда, где постоянно меняется законодательство, появляются новые сервисы и технологии, облегчающие работу. Поэтому необходимо постоянно повышать свой уровень, заниматься самообразованием и следить за всеми актуальными изменениями.
Не все бухгалтеры способны к адаптации и пониманию специфики бизнеса. Встречаются узкие специалисты, имеющие опыт только в компаниях, например, строительной отрасли, но которые не смогут работать в отрасли энергетики или современных IT-направлениях.
Часто специалисты со временем просто выгорают из-за рутины, большой загрузки, отсутствия карьерного роста и уходят из профессии. Особенно в небольших городах, где зарплаты невысокие, а возможности освоить удаленный формат работы нет.
Типичные ошибки предпринимателей при выборе модели сотрудничества с бухгалтером: штатный или аутсорсинг
1. Неверная оценка объема работы и квалификации сотрудника.
Индивидуальные предприниматели часто не анализируют реальный объем бухгалтерских задач своего бизнеса. Думают, смогут обойтись минимальными усилиями (например, самостоятельно вести учет), нанять штатного бухгалтера на неполный день или передать все функции в аутсорсинг без контроля. В итоге штатный бухгалтер перегружен, а аутсорсинговая компания не уделяет внимания мелким, но важным деталям.
Некоторые ИП берут на работу первого попавшегося бухгалтера (потому что уже горит, надо срочно сдавать отчетность), не проверяя знания и компетенции специалиста, либо связываются с аутсорсинговыми компаниями без анализа их репутации. В результате ошибки в расчетах приводят к штрафам, потере денег или блокировке расчетных счетов, возможно, даже к банкротству.
2. Отсутствие учета специфики бизнеса.
Бывает, ИП не задумываются, что их вид деятельности требует особого подхода в бухгалтерии (например, работа с НДС, частая отчетность из-за субсидий или грантов, валютные операции). Штатный бухгалтер без опыта в определенной отрасли или стандартный аутсорсинговый пакет могут не закрыть все нужды.
3. Экономия на бухгалтерии и бездоговорные отношения.
Желание сэкономить – одна из самых распространенных ошибок. ИП выбирают самые дешевые аутсорсинговые услуги, где функции сводятся только к сдаче отчетности, без консультаций и поддержания порядка в учете, либо нанимают «дешевого» штатного бухгалтера без должной квалификации, что в дальнейшем приводит к убыткам.
В стремлении сэкономить или из-за невнимательности ИП иногда работают с бухгалтерами без должных документов. В случае штатного специалиста это может быть отсутствие трудового (или хотя бы гражданско-правового) договора, в случае аутсорсинга — нечетко прописанные в договоре услуги и ответственность. Это приводит к отсутствию рычагов влияния и увеличивает риски для бизнеса.
4. Слепая вера в аутсорсинг.
Некоторые предприниматели считают, что, передав учет на аутсорсинг, избавятся от любых проблем и нет необходимости в личном участии. Однако аутсорсинг требует контроля и понимания основ бухгалтерии. Без настройки четкого взаимодействия, своевременной и полной передачи данных, разъяснения нюансов это может привести к недопониманию, ошибкам, сложностям в отчетности или срыву сроков.
5. Перегрузка штатного бухгалтера сторонними задачами.
Наем штатного бухгалтера часто сопровождается “перекладыванием” на него всех административных обязанностей, включая поиск первички, согласование договоров, оплату счетов и контроль логистики. В итоге бухгалтер не способен качественно выполнять свои основные функции.
6. Непонимание рисков конфиденциальности.
При работе со штатным бухгалтером ИП не всегда задумываются о необходимости обезопасить себя от утечки данных, например, в случаях увольнения (база контрагентов, финансовые секреты).
В случае с аутсорсингом предприниматели часто уделяют недостаточно внимания проверке, как компания-исполнитель организует хранение данных, что тоже несет определенные риски.
7. Отсутствие резервных планов.
При работе с единичным штатным бухгалтером предприниматели забывают предусмотреть замещение в случае болезни, отпуска или увольнения.
При сотрудничестве с аутсорсинговыми компаниями редко уточняют, что будет, если персональный бухгалтер сменится или что делать в экстренных ситуациях (например, срочных запросах из налоговой, когда сотрудник аутсорсера недоступен).
Ошибки в выборе модели сотрудничества часто связаны с поспешностью и отсутствием системного подхода. Каждый предприниматель должен понимать, что бухгалтерия – фундамент успешного бизнеса, и от выбора партнёра (штатного или аутсорсингового) зависит финансовая стабильность.
Записывайтесь на первичную консультацию, на которой поможем:
- оценить текущие финансовые потребности вашего бизнеса;
- сформулировать оптимальный набор задач для бухгалтера;
- предложить наиболее подходящую модель сотрудничества.
Свяжитесь с нами и сделайте первый шаг к грамотному финансовому управлению и росту своего бизнеса!
Команда “БИЗНЕС-МОРЕ” поможет вам избежать ошибок, сэкономит время и, деньги, которые сможете направить на масштабирование.
Команда проекта «БИЗНЕС-МОРЕ» за комплексный подход к решению вашей задачи. Расскажите нам о ней - https://t.me/business_more