Разберем новость, которая прошла не слишком громко, но имеет значение для многих из нас: Федеральная Налоговая Служба (ФНС) завершила свой пилотный проект по электронному документообороту (ЭДО) с самозанятыми.
Что это было, зачем проводилось, и как нам с этим жить дальше – давайте разбираться с точки зрения практиков, которые каждый день имеют дело с налогами, бухгалтерией и реалиями онлайн-бизнеса.
Что за "пилот"?
С сентября 2024 года по март 2025 года ФНС проводила эксперимент, суть которого в том, чтобы протестировать и обкатать механизм обмена юридически значимыми электронными документами, а именно актами выполненных работ или оказанных услуг, между компаниями (заказчиками) и самозанятыми (исполнителями).
Идея была благая: упростить жизнь и тем, и другим. Самозанятые могли формировать и подписывать акты прямо в мобильных приложениях операторов ЭДО или даже с помощью смартфонов с NFC-чипом (технология беспроводной передачи данных, как при оплате телефоном). Заказчики, в свою очередь, получали эти документы в свои системы ЭДО или личные кабинеты.
Цели проекта виделись следующими:
- Цифровизация. Перевести бумажный документооборот в удобный электронный формат.
- Ускорение процессов. Мгновенная отправка и получение документов вместо почты или курьеров.
- Снижение издержек. Экономия на бумаге, печати, почтовых расходах.
- Прозрачность. Повышение прозрачности взаимодействия между заказчиками и исполнителями на НПД (налог на профессиональный доход).
- Тестирование технологий. Опробовать различные технические решения для ЭДО с этой категорией налогоплательщиков.
Звучит неплохо, правда? В теории, это шаг в правильном направлении, к которому бизнес так или иначе движется.
Пилотный проект завершен.
Что теперь? Паниковать?
Главное – без паники!
Завершение пилотного проекта не означает, что самозанятые больше не могут использовать электронный документооборот. Скорее, наоборот. Пилот показал, что технически это возможно и востребовано (хотя об истинных масштабах востребованности судить пока сложно).
Завершение пилотного проекта не означает, что самозанятые больше не могут использовать электронный документооборот. Скорее, наоборот. Пилот показал, что технически это возможно и востребовано (хотя об истинных масштабах востребованности судить пока сложно).
Что изменилось по факту?
ФНС собрала данные, сделала выводы и официально завершила экспериментальную фазу. Теперь использование ЭДО с самозанятыми переходит из разряда "тестируемого ФНС нововведения" в разряд "стандартной бизнес-практики".
Самозанятые и компании по-прежнему могут обмениваться электронными актами и другими документами. Для этого нужно выполнить два простых условия:
1.Выбрать оператора ЭДО. И самозанятый, и его заказчик должны быть подключены к системе ЭДО. Это может быть один и тот же оператор или разные, но между которыми настроен роуминг (возможность обмена документами). Благо, операторов на рынке сейчас достаточно, есть из чего выбрать.
2.Согласовать формат работы. Стороны должны договориться об использовании именно электронного документооборота. Лучше всего зафиксировать это условие в договоре.
Так что, если вы как самозанятый участвовали в пилоте и вам понравилось, или если вы как заказчик оценили удобство электронных актов – вы можете спокойно продолжать работать в том же духе. Просто убедитесь, что ваш контрагент тоже готов и технически оснащен.
Наше профессиональное мнение: плюсы, минусы и подводные камни.
Что хорошо?
➕ Вектор на цифровизацию. Сам факт того, что ФНС стимулирует переход на ЭДО – позитивный сигнал. Бумажный документооборот – атавизм, особенно в онлайн-бизнесе. ЭДО – скорость, удобство, экологичность и, в конечном счете, экономия ресурсов.
➕ Упрощение для самозанятых. Возможность формировать и подписывать акты в пару кликов в смартфоне – действительно удобно для фрилансеров и микробизнеса, у которых нет штатных бухгалтеров.
➕ Упорядочивание для заказчиков. Получать стандартизированные электронные акты проще, чем разбирать сканы или ждать бумажные оригиналы. Это упрощает внутренний учет и снижает риски ошибок.
Что вызывает вопросы и что нужно учитывать?
⁉️ Необходимость пилота. Откровенно говоря, технология ЭДО существует уже много лет. Компании давно обмениваются электронными счетами-фактурами и другими документами. Технически подключить самозанятых к этому процессу не представляло сверхзадачи и до пилота.
Возможно, проект был нужен больше для популяризации идеи среди самих самозанятых и для отладки взаимодействия систем ФНС с операторами ЭДО именно по этому сегменту.
⁉️ Проблема "последней мили". Главная сложность с ЭДО – не техническая возможность, а необходимость взаимного согласия и подключения обеих сторон.
Часто именно заказчик (особенно если это крупная компания со своими устоявшимися процессами) или, наоборот, сам самозанятый (из-за нежелания разбираться или платить за сервис) не готов переходить на "цифру". Пилот ФНС эту фундаментальную проблему не решает.
⁉️ Стоимость. Хотя сам статус самозанятого бесплатен, услуги операторов ЭДО, как правило, платные (особенно если речь идет об исходящих документах или расширенном функционале). В рамках пилота могли быть льготные условия от участвующих операторов, но теперь придется выбирать тариф и платить по стандартным расценкам. Для микробизнеса или фрилансера с небольшими оборотами это может стать барьером.
Вывод.
Пилотный проект ФНС – скорее символический шаг, подтверждающий государственный интерес к цифровизации взаимодействия с самозанятыми. Он завершился, но сама возможность использовать ЭДО никуда не делась и остается актуальным инструментом для оптимизации работы.
Переходить на ЭДО с самозанятыми или нет?
С нашей точки зрения, однозначно ДА, если:
- у вас регулярные отношения с самозанятыми (как заказчик или исполнитель);
- цените свое время и хотите ускорить процесс закрытия сделок и получения оплаты;
- стремитесь сократить бумажную рутину и связанные с ней расходы;
- хотите иметь удобный электронный архив документов, доступный в любой момент.
Даже если сейчас кажется, что объемы небольшие, начать разбираться с ЭДО стоит. Это инвестиция в эффективность вашего бизнеса в будущем.
Как выбрать оператора ЭДО?
Критерии просты:
1.Стоимость.
Сравните тарифы разных операторов. Есть ли бесплатные лимиты на входящие/исходящие документы?
Сравните тарифы разных операторов. Есть ли бесплатные лимиты на входящие/исходящие документы?
2.Удобство.
Насколько понятен интерфейс мобильного приложения или веб-версии?
Насколько понятен интерфейс мобильного приложения или веб-версии?
3.Интеграция.
Возможно ли интегрировать сервис с вашей бухгалтерской программой (если вы заказчик)?
Возможно ли интегрировать сервис с вашей бухгалтерской программой (если вы заказчик)?
4.Роуминг.
Убедитесь, что оператор поддерживает обмен документами с операторами ваших контрагентов.
Убедитесь, что оператор поддерживает обмен документами с операторами ваших контрагентов.
5.Техподдержка.
Насколько оперативно и качественно работает служба поддержки?
Насколько оперативно и качественно работает служба поддержки?
Заключение
Не ждите, пока ЭДО станет обязательным или пока конкуренты вас опередят! Если работаете с самозанятыми (или сами самозанятый), изучите возможности электронного документооборота уже сегодня. Обсудите этот вариант с вашими партнерами, выберите подходящего оператора и начните экономить время и деньги. Цифровизация – это не будущее, это настоящее эффективного бизнеса.